CHECKLISTE

 

Tipps für eine erfolgreiche Party

Hier findet ihr eine Sammlung von guten Tipps und Ratschlägen von erfahrenen Partymachern. Oft sind es wirklich kleine Dinge, die man berücksichtigen sollte, um die Party des Jahres zu organisieren. Die Punkte auf dieser Seite sollen für euch Anregungen sein und helfen euch, schon im Vorfeld wichtige Aspekte zu bedenken, die auf keiner Checkliste der Welt zu finden sind.


1. DER TERMIN

Wann soll die Party steigen? Denkt rechtzeitig über den Zeitpunkt nach, damit ihr genügend Zeit zum Planen, Einladen und Organisieren habt. Nichts ist schlimmer, als Hektik und Zeitdruck für ein frohes Fest. Denkt beim Termin auch an Feiertage, Konkurrenzveranstaltungen und Terminüberschneidungen. Das kann ausschlaggebend für den Erfolg sein!

2. LOCATION

Oft das größte Problem bei der Vorbereitung: Wo soll ich feiern?
Es kommt ganz darauf an, was ihr vorhabt - reicht ein Raum, und ihr kümmert euch um den Rest? Oder soll's der Rundum-Service sein mit Verpflegung und Getränken? Braucht ihr besondere Gegebenheiten wie Bühne, Bar, spezielle Anschlüsse für Technik und Band?

  • Gasthaus
  • Pub / Bar
  • Eventlocation ohne Wirt ( Vereinsheim, Hütten, öffentliche Gebäude)
  • Eventlocation mit Wirt (Gastrolocations wie Disco, Restaurant und Bar)
  • Locations mit Bühne
  • Outdoor Locations (Festplatz, Biergärten, etc.)

 

3. GETRÄNKE & CATERING

Ohne Mampf kein Kampf - genau so ist's auch bei jeder Feier. Ohne das richtige Sortiment an Getränken für jeden Geschmack kommt einfach keine richtige Stimmung auf.

- Getränke

Nur wie viel kauft man ein, wie viel wird tatsächlich gebraucht? Wer beim Einkauf nicht richtig kalkuliert kann viel Geld verlieren. Unnötige Kosten, die schnell die Partylaune verderben. Deswegen bietet Gastrokomplettserivce Kasberger in Jahrdorf bei Hauzenberg den idealen Service für alleVeranstalter - egal ob für die private Feier oder die große Mega-Party: Besorgt euch euren vermutlichen Getränkebedarf einfach auf Lieferschein und rechnet nach der Veranstaltung den tatsächlichen Verbrauch einfach ab. Fertig. Null Risiko, dass irgendetwas ausgeht und null Risiko, dass ihr viel zu viel Geld ausgegeben habt.

- Speisen

Wählt aus der Liste aus, was ihr euren Gästen anbieten wollt. Viele Anbieter mit unterschiedlichen Speisen stehen zur Auswahl.

  • Pizza Service
  • Gaststätten mit Lieferservice
  • Catering Service

 

4. LEIHINVENTAR, SOUND & LICHT

Man muss nicht alles kaufen - Partybedarf gibt’s günstig zur Miete oder zum Ausleihen. Angefangen von der kleinen Soundanlage für die gute Stimmung über das gewaltige Lichtspektakel auf der Bühne bis hin zu praktischen Dingen wie Gläsern, Pilsinseln oder Durchlaufkühlern.

5. LET ME ENTERTAIN YOU

Für die richtige Unterhaltung sollte schon auch gesorgt sein. Allen voran steht dabei natürlich die Musik. Ob Live oder vom Band: Echte Profis mischen eine Feier so richtig auf.

Oder sucht ihr noch nach weiteren Attraktionen für eure Veranstaltung? Ein Feuerwerk, Comedykünstler, Fotografen oder Hochzeitsfilmer und mehr findet ihr demnächst auf unserer Seite.

6. MARKETING

Wer nicht wirbt, der stirbt. Und so ist's auch beim Feiern, das geht nämlich schlecht ohne Gäste. Zum einen macht's allein wenig Freude und zum anderen ist's für kommerzielle Veranstalter der Super-Gau. Auf die richtige Einladung, Werbung und Promotion kommts an.

7. GENEHMIGUNGEN

An alle Partymacher: Es kann richtig teuer werden, wenn ihr ein paar wichtige Gesetze nicht beachtet oder die Veranstaltung nicht beim Ordnungsamt eurer Stadt oder Gemeinde rechtzeitig anmeldet. Deswegen fragt bei der zuständigen Verwaltung oder Polizeistation nach, welche Genehmigungen ihr braucht und welche Auflagen (z.B. Wasserkontrolle!) und Vorgaben zu beachten sind!

8. JUGENDSCHUTZ

Ein ganz wichtiges Thema! Um den teilweise drakonischen Strafen zu entgehen, achtet unbedingt auf den Jugendschutz was Uhrzeit und Alkoholkonsum von Minderjährigen angeht.

Weitere Informationen findet ihr auf der Webseite des Bundesjugendministerium, so auch die den zwingend vorgeschriebenen Aushang zum Ausdrucken.

9. VERSICHERUNGEN

Auch empfiehlt sich für JEDEN Veranstalter eine Haftpflicht und unter Umständen weitere Versicherungen, die euch vor Ansprüchen schützen - ACHTUNG: Es reicht nicht, eine "normale" Privathaftpflicht zu haben. Sorgt vor, damit der Spass nicht teuer wird!

10. SICHERHEIT / SECURITY

Oft schreibt die Genehmigungsbehörde eine professionelle Security zwingend vor. Aber auch wenn dies nicht vorgegeben ist, empfiehlt sich dringend für Veranstalter für die Sicherheit der Gäste zu sorgen, wenn es sich um eine größere Veranstaltung handelt. Wir empfehlen auf echte Profis zu setzen, die wissen, wie sie mit Streit und Auseinandersetzungen umzugehen haben, und diese schon im Keim ersticken können, bevor Schlimmeres passiert.

11. GEMA

Wer Bild und Ton öffentlich vorführt, muss die GEMA-Abgabe entrichten. ACHTUNG: Meldet eure Veranstaltung rechtzeitig vorher bei der GEMA an. Nachträgliche Meldungen werden oft mit viel höheren Gebühren oder gar Strafen belegt. Die GEMA-Abgabe ist ohnehin nicht gerade günstig, deshalb solltet ihr alles ordnungsgemäß melden, damit ihr die Kosten unter Kontrolle habt. Weitere Infos findet Ihr unter http://www.gema.de/

12. HEIMFAHRT

Jede Party hat ein Ende. Irgendwann. Und eure Gäste sollten meist zu späterer Stunde nicht mehr selbst Autofahren. Deswegen: Haltet eine Liste mit Telefonnummern von Taxiunternehmen bereit. Gerade bei kleineren Veranstaltungen empfehlen wir, vorher schon mit den Taxifahrern zu sprechen und ankündigen, dass die Dienste in Anspruch genommen werden. So ist garantiert, dass auch ein Taxi kommt, wenn man eins braucht.

Bei größeren Veranstaltung wird ein Heimfahrservice gerne in Anspruch genommen. So ein Angebot kann sich sehr gut auf euren Umsatz und die Zufriedenheit der Gäste auswirken. Sprecht mit Bus- oder Taxiunternehmen und lasst euch ein Angebot machen. Es ist oft günstiger, als man denkt!

13. ÜBERNACHTEN

Habt ihr Gäste, die von weiter anreisen, oder benötigt ihr noch Unterkunft für Bands oder Künstler?

14. SANITÄRANLAGEN

Wohin, wenn man mal muss? Gerade bei Outdoor-Veranstaltungen sind Toiletten nicht nur zwingend vorgeschrieben, sondern auch für die Zufriedenheit der Gäste ausschlaggebend. Sorgt bei Open-Airs oder Zeltpartys für ausreichend WC-Anlagen. Bei mehrtätigen Festivals sind auch mobile Duschanlagen empfehlenswert.

 

 

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